Rekisterin nimi ja tarkoitus

Tämä tietosuojaseloste koskee asiakasrekisteriä, jota käytetään markkinoinnin toteuttamiseen ja asiakassuhteiden hoitoon. Seloste on laadittu 31.10.2022 ja päivitetty edellisen kerran 9.10.2024.

Rekisterinpitäjä ja rekisteriä hoitavan henkilön yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii tmi visio tamtam ja rekisterin hoitajana Tanja Mannila. Rekisterin hoitajaan saat yhteyden puhelimitse +358 50 337 2772 tai lähettämällä sähköpostia info@tulenkesyttajat.fi.

Miten henkilötietoja kerätään?

Tietojasi kertyy rekisteriin, kun

• ilmoittaudut tarjoamiimme koulutuksiin
• tilaat palveluitamme tai tuotteitamme, tai teet niitä koskevan tarjouspyynnön
• täytät nettisivuilta löytyvän yhteydenottolomakkeen
• otat yhteyttä yritykseen muuten (henkilökohtaisesti, puhelimitse, sähköpostitse tai sosiaalisen median kanavien kautta)

ja luovutat tietojasi tällaisen yhteydenpidon yhteydessä.

Mikäli luovutat tietoja toisen henkilön puolesta (esimerkiksi ilmoitat henkilön koulutukseen hänen puolestaan), on sinulla oltava siihen hänen suostumuksensa, ja sinun tulee informoida häntä näistä tietojen käsittelyn periaatteista.

Mihin tietojen kerääminen perustuu?

Tietojen käsittely perustuu

• suostumukseen, kun luovutat tietojasi yhteydenpitoa varten tai ilmoitat haluavasti vastaanottaa yrityksen markkinointiviestejä
• sopimukseen, kun tilaat yrityksen tuotteita tai palveluita, ja tietojen käsittely on tarpeellista sopimuksen toimeenpanemiseksi (mm. tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi ja laskutuksen hoitamiseksi)
• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, kun tietojasi käytetään suoramarkkinointiin aiemman ostohistoriasi perusteella.

Mitä tietoja rekisteriin kerätään ja miksi?

Ilmoittautumis- tai yhteydenottolomakkeella tai muun yhteydenottosi yhteydessä kerätään vähintään nimesi ja joko puhelinnumerosi tai sähköpostiosoitteesi. Tarpeen mukaan kerätään myös muut yhteystietosi (puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotiosoite), roolisi edustamassasi organisaatiossa, edustamasi organisaatiosi nimi ja sen yhteystiedot, yhteydenottosi syy sekä muut mahdolliset itse tarjoamasi tiedot. Tiedot ovat tarpeellisia

• palvelun tuottamiseksi, tuotteen toimittamiseksi tai sopimuksen täytäntöönpanemiseksi
• keskinäisen yhteydenpidon mahdollistamiseksi
• tarpeisiisi parhaiten sopivien tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseksi ja tuottamiseksi.

Toimeksiantosopimuksia varten laadittaessa kerätään edellä mainittujen tietojen lisäksi sopimuksen osapuolena olevan yksityisasiakkaan henkilötunnus tai oikeushenkilön y-tunnus sopimuksen osapuolen yksilöintiä sekä laskutusta varten. Tietoja kerätään tarvittaessa myös julkisista lähteistä, kuten yritysten nettisivuilta ja yritysrekistereistä (esimerkiksi YTJ ja PRH).

Ketkä käsittelevä tietojasi ja kenelle tietoja luovutetaan?

Rekisterinpitäjänä toimivan yrityksen edustajien lisäksi pääsy tietoihisi tai osaan niitä on joillakin rekisterinpitäjän alihankkijoilla sekä palveluiden tuottamiseksi teknisiä alustoja tarjoavilla palveluntoimittajilla. Nämä tahot toimivat henkilötietojen käsittelijöinä. Rekisterinpitäjä on tehnyt näiden tahojen kanssa sopimukset, joiden osana on sovittu henkilötietojen käsittelystä ja suojaamisesta, tai vaihtoehtoisesti tietosuojasopimus on laadittu erillisenä sopimuksena.

Erillisellä suostumuksellasi tietojasi (esim. yhteystietosi) voidaan luovuttaa yrityksen yhteistyökumppaneille, jotta he voivat olla yhteydessä sinuun tarjotakseen asiantuntemustaan, tuotteitaan tai palveluitaan. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakiin perustuvan ilmoitus-/luovutusvelvollisuuden takia.

Rekisterinpitäjä ei suoraan luovuta tai siirrä tietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisterinpitäjän käyttämät alihankkijat ja palveluntoimittajat voivat kuitenkin käyttää alikäsittelijöinä myös EU:n ja/tai ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevia tahoja ja vastaavat niiltä osin siitä, että myös alikäsittelijät käsittelevät tietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Seuraavat yritykset ovat ilmoittaneet käyttävänsä tietojen alikäsittelijöinä EU- ja/tai ETA-alueen ulkopuolisia tahoja:

• Intoloop Oy (Campwire-verkkokoulutusalusta): USA.

Seuraavat yritykset voivat rekisterinpitäjän kanssa tehdyn sopimuksen perusteella luovuttaa tietoja myös EU- ja/tai ETA-alueen ulkopuolelle:

• Hostaan Oy (web-hotelli)
• e-IT Oy (IT-tuki, -ylläpito ja -kehitys)
• Paytrail Oyj (maksupalvelu).

Miten tietojasi suojataan?

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sekä laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Käyttöoikeus rekisteritietoja sisältäviin tietojärjestelmiin on vain henkilöillä, joilla on oikeus tietojen käsittelyyn. Tiedot rekisteristä varmuuskopioidaan säännöllisesti. Manuaalinen aineisto säilytetään huolellisesti ja tuhotaan, kun sen käsittelylle ei ole enää tarvetta.

Tietojen käsittelystä on tehty kirjalliset sopimukset ja tietoja käsitellään vain tarvittaessa ja vain sellaisten henkilöiden toimesta, joilla on siihen työtehtäviin perustuva tarve.

Kauanko tietoja säilytetään?

Tietosi poistetaan rekisteristä, kun ne eivät enää ole tarpeellisia (esimerkiksi kun tarve yhteydenpidolle on päättynyt). Voit tietyissä tapauksissa pyytää tietojesi poistamista rekisteristä myös itse (ks. kohta Oikeutesi). Tiedot poistetaan joko kokonaan tai ne anonymisoidaan (yksilöivät tiedot poistetaan) siten, ettei yksittäistä henkilöä ole enää mahdollista tunnistaa.

Koulutusten osallistumistiedot samoin kuin palveluiden ja tuotteiden tilaamiseen sekä toimeksiantosopimuksiin liittyvät henkilötiedot säilytetään pääsääntöisesti viiden vuoden ajan sen kalenterivuoden lopusta, jona palvelua tai tuotteita on toimitettu tai toimeksiantosopimus on päättynyt, tai niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Kirjanpitoaineistoon sisältyviä asiakirjoja (kuten myyntilaskut, joihin saattaa sisältyä henkilötietoja) säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuuden vuoden ajan sen kalenterivuoden lopusta, jona aineisto on syntynyt.

Oikeutesi

Ottamalla yhteyttä rekisterin hoitajaan (yhteystiedot selosteen alussa), voit

• pyytää omat tietosi tarkistettavaksi
• pyytää rekisterissä olevien puutteellisten tai virheellisten tietojen korjaamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa tietojen käsittelyä (suoramarkkinointia). Voit myös peruuttaa itse antamasi suostumuksen markkinointiviestien vastaanottamiseen.
• pyytää, että tietosi poistetaan rekisteristä kokonaan. Tämä on mahdollista esimerkiksi tapauksessa, jossa haluat perua suostumuksesi markkinointiviestien vastaanottamiseen, eikä tietojen käsittelyyn ole olemassa muuta perustetta (esimerkiksi tuotetilausta tai toimeksiantosopimusta).

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos katsot, että henkilötietojen käsittelyssä on toimittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vastaisesti. Olethan kuitenkin ensin yhteydessä suoraan rekisterin hoitajaan, jotta asia voidaan pyrkiä ratkaisemaan.